Altijd en overal accurate voorraadinformatie? Hoe doe je dat?

Als bedrijf is het bijhouden van je voorraad een belangrijk element om te weten wanneer je bepaalde zaken weer moet bestellen. Niets is vervelender als je iets wil verkopen en het blijkt niet meer op voorraad te zijn of je hebt een bepaald onderdeel nodig voor een reparatie en het onderdeel is niet voorradig. Een goede registratie is in dat opzicht dan ook van groot belang. Als je daarnaast een AFAS koppelingen gebruikt kan je op meerdere plekken inzien wat de actuele voorraad is. Hoe zorg je nu dat je voorraad gegevens actueel en accuraat zijn?

Tellen

Het belangrijkste bij een goede registratie van je voorraad is tellen. Op het moment dat je voorraad hebt en je dit door een goede koppeling in meerdere systemen zichtbaar wil hebben is het belangrijk dat de aantallen kloppen in het systeem. Pas daarna weet je dat met het koppelen van de gegevens de aantallen ook in de andere systemen kloppen. Het tellen kan een tijdrovende klus lijken zeker als je veel producten hebt maar kan je ook allerlei inzichten geven van producten waarvan de voorraad hoog is zodat je deze misschien als aanbieding kan aanbieden.

Registreren

Nadat de aantallen kloppen is het van belang dat je goed registreert wat er in de voorraad bijkomt en wat er uit de voorraad weggaat of eventueel gereserveerd is. Het vraagt enige discipline in het begin om dit te doen maar werpt uiteindelijk zijn vruchten af. Wat doordat je registratie op orde is, weet iedereen die de voorraad bekijkt in een systeem dat de aantallen die genoemd worden ook daadwerkelijk kloppen. Het controleren van de voorraad en het tellen aan het eind van een periode is daarmee ook sneller klaar wat tijdwinst oplevert.

Maak koppelingen

Veel ondernemers die een webshop hebben en ook aan losse verkoop doen, worstelen soms met de vraag of de voorraad wel klopt. Dat komt omdat er vaak gebruik gemaakt wordt van meerdere systemen. Een systeem voor de verkoop en inkoop, een systeem voor de voorraad enzovoort. Door een koppeling te maken tussen de systemen zorg je er als het ware voor dat als je bij de verkoop iets uit de voorraad haalt dit gelijk te zien is voor de inkoop omdat ze dan misschien weer dit product moeten aanschaffen.

De beste manier

De beste manier om op elk moment te kunnen zien wat je actuele voorraad is, ligt in het koppelen van de systemen. Een aantal databases koppelen is niet een klus die je zelf als ondernemer eenvoudig voor elkaar krijgt. Daarom is het verstandig om op dat gebied een partner te zoeken die hier wel ervaring en kennis van heeft. Salure heeft veel koppelingen tussen verschillende programma’s al ontwikkeld en zijn in staat om ook andere koppelingen te bouwen waardoor je voorraad op elk moment inzichtelijk is.